Wypłata ekwiwalentu za używanie telefonu
Pracownicy często korzystają z własnych telefonów do prowadzenia rozmów dotyczących spraw służbowych. Od pracodawcy otrzymują zwrot poniesionych kosztów na podstawie billingów przeprowadzonych rozmów. Podstawą takiego użytkowania telefonu przez pracownika powinna być przede wszystkim umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Biorąc pod uwagę art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy uznać, iż zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych prowadzonych z prywatnych telefonów pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy.
Jednakże stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód ten będzie zwolniony z opodatkowania. Na mocy tego artykułu zwolnienie z podatku dotyczy wszystkich ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy – narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiący jego własność. Tak więc wypłacone pracownikowi ekwiwalenty za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych nie są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
W związku z powyższym ekwiwalent za używanie przez pracownika prywatnego telefonu dla potrzeb służbowych może być zwolniony z PIT, ale pod warunkiem właściwego udokumentowania zarówno faktu używania przez pracownika telefonu będącego jego własnością do celów służbowych, jak i wysokości poniesionych z tego tytułu kosztów.
W jaki sposób może być udokumentowany fakt wykorzystywania prywatnego telefonu do celów służbowych? W tym celu należy wystawić fakturę za telefon oraz udostępnić wydruk rozmów telefonicznych przeprowadzonych z danego numeru, według którego można przeprowadzić podział rozmów na rozmowy prywatne i związane z pracą. Pracodawca powinien się podpisać pod takim billingiem, niejako potwierdzając, że te rozmowy były rzeczywiście wykonane w celach służbowych, a nie w sprawach prywatnych.
Ważne, aby kwota ekwiwalentu za użytkowanie telefonu pracownika do celów służbowych była obliczona na podstawie faktycznego wydatku poniesionego przez pracownika i w należyty sposób udokumentowana ( za pomocą billingów telefonicznych udostępnianych przez operatora sieci telefonicznej.)
W przeciwnym razie, jeżeli pracodawca zwróci pracownikowi koszty używania prywatnego telefonu w formie zryczałtowanej kwoty, niezależnej od liczby rozmów służbowych, urząd skarbowy może zakwestionować zastosowanie zwolnienia podatkowego ze względu na brak możliwości zweryfikowania, czy telefon faktycznie był użytkowany przez pracownika w celach służbowych, ani jaka była rzeczywista wartość rozmów prowadzonych w związku z wykonywaniem czynności służbowych - więcej informacji na ten temat jest tutaj https://www.pitax.pl/urzad-skarbowy-online/
Warunki zwolnienia ekwiwalentu z opodatkowania
Aby kwota wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu korzystała ze zwolnienia od podatku, muszą być spełnione warunki:
- ekwiwalent musi być określony i wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna być zgodna z wysokością rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków,
- wykorzystywane narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika muszą być wykorzystywane do celów służbowych przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
- pracownik nie może otrzymać większych kwot niż faktycznie poniesione wydatki.
Podsumowując, zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych prowadzonych z prywatnych telefonów pracowników wprawdzie stanowi przychód pracownika w rozumieniu ustawy o PIT, ale nie podlega opodatkowaniu, jest to bowiem przychód zwolniony z podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Kwot otrzymanych od pracodawcy z tytułu zwrotu kosztów, jako przychodów niepodlegających opodatkowaniu, nie należy wykazywać w zeznaniach podatkowych. Pracownicy składają do urzędów skarbowych roczne rozliczenia podatkowe przychodów uzyskanych w trakcie roku podatkowego po jego zakończeniu. Dane o przychodach od pracodawcy wpisują do deklaracji PIT-37 lub PIT-36 na podstawie informacji PIT-11 od płatników. Pracodawcy nie wykażą kwot stanowiących zwrot kosztów w rocznej informacji PIT-11 sporządzanej dla pracownika i dla organu skarbowego.
W wypełnianiu rocznych zeznań podatkowych oraz przesyłaniu pit przez internet do urzędu fiskalnego pomocny może być dla podatników dobry program PITax.pl. Łatwe podatki.
Koszty uzyskania przychodu
Pracodawca może kwoty wypłacone pracownikom z tytułu zwrotu kosztów rozmów telefonicznych przeprowadzonych z prywatnego telefonu poniesionych przez tych pracowników zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że rozmowy te były przeprowadzane w celach służbowych.
Artykuł sponsorowany
