Niszczenie dokumentów księgowych — kiedy i jak?
Przed zniszczeniem dokumentacji księgowej ważne jest, aby określić, które dokumenty przekroczyły datę ważności — różne rodzaje dokumentów mają różny czas przechowywania. Więcej przeczytasz w naszej bazie wiedzy: https://www.destroy.pl/baza-wiedzy/kiedy-mozna-niszczyc-dokumenty-ksiegowe/.
Musisz też być na bieżąco z wszelkimi zmianami w przepisach. Na przykład w 2019 r. nowe przepisy skróciły okres przechowywania zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych do pięciu lat. Jednak starsze przepisy mogą nadal mieć zastosowanie do innych rodzajów dokumentacji jak księgi rachunkowe, karty wynagrodzeń czy dokumenty dotyczące inwestycji i środków trwałych.
Niektóre dokumenty mogą być zwolnione z obowiązku zniszczenia i wymagać dłuższych lub krótszych okresów przechowywania. Na przykład, dokumenty gwarancyjne i reklamacyjne należy przechowywać przez co najmniej rok po wygaśnięciu lub przyjęciu reklamacji. Dlatego dobrą praktyką w wielu firmach jest rewizja archiwum w okresie po Nowym Roku i weryfikacja, kiedy może mieć miejsce niszczenie dokumentów.
Proces niszczenia dokumentów księgowych zależy od ilości danych i rodzaju nośników. Firmy chcą zutylizować dane dotyczące pracowników i finansów po upływie określonego czasu, ale wymaga to odpowiedniego planowania. Wiele firm decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy jak firma Destroy & Recycling ze względu na złożoność i związane z tym wyzwania logistyczne.
System bezpiecznych pojemników gwarantuje wysokie bezpieczeństwo: firma prezentuje dokumenty w zaplombowanych pojemnikach, które odbierane są przez kwalifikowany personel i przewożone do zakładu utylizacji. Oferujemy możliwość zapisania filmu z procesu destrukcji danych. Alternatywą jest niszczenie dokumentów na miejscu, w siedzibie użytkownika, dzięki mobilnym niszczarkom: https://www.destroy.pl/mobilne-niszczenie-dokumentow/.
Jak możesz przeczytać w naszej bazie wiedzy: https://www.destroy.pl/baza-wiedzy/jak-niszczyc-dokumenty-w-zgodzie-z-rodo/. Samo Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie określa sposobu niszczenia ani czasu, po jakim muszą one zostać zniszczone — jednak wiele ustaw i rozporządzeń określa sposób dla konkretnych typów dokumentów. O ile twoje dokumenty księgowe nie mają odpowiednich klauzul poufności, przepisy wymagają tylko by je zniszczyć — w sposób ekologiczny.
Outsourcing niszczenia dokumentacji księgowej do profesjonalnej firmy oferuje kilka korzyści. Po pierwsze, oszczędza czas, pozwalając przedsiębiorcom skupić się na rozwijaniu działalności, zamiast zajmować się usuwaniem informacji. Po drugie, profesjonalne firmy, jak Destroy: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/ zapewniają zgodność z przepisami RODO i zapewniają bezpieczne procesy niszczenia. Dzięki outsourcingowi firmy przyczyniają się do zrównoważonego rozwoju środowiska, ponieważ skrawki papieru powstałe w procesie recyclingu są ponownie wykorzystywane do produkcji nowego papieru.